Como Ignorar o Monitoramento do TPR (Tarefas Preparadas) Sabota o PPC e o Próprio LPS

Ignorar o monitoramento do TPR (Tarefas Preparadas) mina fundamentalmente a eficácia do PPC (Percent Plan Complete) e a própria base do Last Planner System (LPS) . TPR, que em português significa Tarefas Preparadas, é uma métrica crucial dentro do LPS que se concentra em preparar proativamente o trabalho futuro. Ele mede a capacidade da equipe de identificar e remover restrições que poderiam impedir a execução de tarefas planejadas dentro da janela do LookAhead. Ao garantir que as tarefas futuras estejam livres de impedimentos como materiais faltando, informações pendentes ou pré-requisitos não concluídos, o TPR prepara o terreno para um planejamento semanal mais confiável.

O PPC, por outro lado, é uma métrica que avalia a confiabilidade das promessas feitas pelos Últimos Planejadores no Plano de Trabalho Semanal (PTS). Ele é calculado dividindo o número de atividades concluídas conforme o planejado pelo número total de atividades planejadas, expresso em porcentagem. Embora um PPC alto (um resultado esperado para equipes de alto desempenho está entre 75-90%) indique uma boa execução dos planos semanais, ele é inerentemente retrospectivo. Ele nos informa sobre o que aconteceu na semana anterior, mas não oferece garantia de que as tarefas planejadas para a próxima semana ou para o futuro estejam genuinamente preparadas para execução . Consequentemente, o PPC pode ser visto como vivendo de olhar pelo retrovisor, refletindo o sucesso (ou fracasso) de tarefas que já passaram pelo processo de “tornar preparadas”.

A decisão de ignorar o monitoramento do TPR inevitavelmente sabota o PPC. Se a equipe não trabalhar ativamente para identificar e remover as restrições que afetam as tarefas futuras (resultando em um TPR baixo), essas mesmas restrições inevitavelmente surgirão quando essas tarefas forem incluídas no PTS. Como resultado, um número maior de tarefas planejadas não será concluído conforme prometido, levando a um declínio no PPC . Essa confiabilidade reduzida atinge o cerne do LPS, que se baseia na capacidade de fazer e cumprir promessas confiáveis. Sem um foco em tornar o trabalho futuro pronto, o PTS se torna um reflexo de aspirações em vez de compromissos realistas.

Considere uma equipe de instalações elétricas planejando a instalação de conduítes em um andar com uma janela de LookAhead de quatro semanas. Se o TPR não for monitorado, a equipe pode não perceber que a aprovação da engenharia para o layout específico dos conduítes está pendente. Quando a tarefa de instalação aparece no PTS da semana seguinte, essa restrição não resolvida impede o progresso, resultando em um PPC baixo para essa tarefa. No entanto, se o TPR tivesse sido monitorado, a pendência da aprovação teria sido identificada antecipadamente, e ações poderiam ter sido tomadas, como entrar em contato com a engenharia para acelerar o processo ou planejar outras tarefas que não dependessem dessa aprovação. Ao garantir que a tarefa estivesse verdadeiramente “pronta” antes de entrar no PTS, a probabilidade de conclusão bem-sucedida (e, portanto, um PPC mais alto) teria aumentado significativamente, fortalecendo a confiança no LPS.

Em resumo, TPR, ou Tasks Made Ready (Tarefas Preparadas) em português, significa o processo de garantir que as tarefas futuras tenham todos os seus pré-requisitos atendidos e restrições removidas dentro da janela do LookAhead …. Sua importância reside na capacidade de prevenir problemas futuros que impactariam o planejamento semanal . Ignorar o monitoramento do TPR é negligenciar a preparação do trabalho futuro, o que inevitavelmente leva a um aumento de restrições não resolvidas no momento da execução, resultando em um PPC mais baixo e enfraquecendo a credibilidade e a eficácia do próprio Last Planner System …. Concentrar-se apenas no PPC sem monitorar o TPR é como dirigir olhando apenas pelo retrovisor: você pode ver onde esteve, mas está mal preparado para os obstáculos que virão.

Exemplo Didático do TPR e Seu Impacto no PPC

Para complementar o exemplo anterior, vamos agora focar no TPR (Tasks Made Ready) e como seu monitoramento – ou a falta dele – se relaciona diretamente com o PPC. Conforme vimos, TPR avalia a proporção de tarefas futuras que estão preparadas para serem incluídas no Plano de Trabalho Semanal (PTS). Um TPR baixo indica que muitas tarefas no horizonte ainda possuem pendências.

Vamos considerar a mesma situação do exemplo anterior, adicionando agora o monitoramento do TPR na janela de LookAhead (considerando aqui uma janela simples de duas semanas antes da Semana de Execução).

Semana 1 (LookAhead para a Semana 3):

• Total de Tarefas Identificadas no LookAhead: 15 tarefas (que idealmente deveriam ser executadas na Semana 3).
• Tarefas com Restrições Identificadas: 7 tarefas (falta de materiais para 2, informações pendentes para 3, aprovações necessárias para 2).
• Tarefas Preparadas (sem restrições): 15 – 7 = 8 tarefas.
• Cálculo do TPR: (8 / 15) * 100% = 53%

Neste ponto, um TPR de 53% já indica que menos da metade das tarefas futuras estão preparadas. Se nenhuma ação for tomada para remover as restrições, essas tarefas problemáticas provavelmente impactarão o planejamento da Semana 3 e, consequentemente, o PPC.

Semana 2 (LookAhead para a Semana 4):

• Total de Tarefas Identificadas no LookAhead: 18 tarefas (para a Semana 4).
• Tarefas com Restrições Identificadas: 12 tarefas (agora incluindo problemas com equipamentos e conflitos de sequência que não foram previstos).
• Tarefas Preparadas (sem restrições): 18 – 12 = 6 tarefas.
• Cálculo do TPR: (6 / 18) * 100% = 33%

O TPR continua a cair, refletindo um aumento no número de tarefas futuras com pendências não resolvidas. Essa queda no TPR é um sinal de alerta de que o PPC das próximas semanas provavelmente será baixo, pois tarefas não preparadas serão incluídas no PTS.

Semana 3 (Execução):

• Como vimos no exemplo anterior, o PPC foi de 55% devido a problemas com equipamentos e conflitos de sequência que não foram tratados no LookAhead (baixo TPR nas semanas anteriores).

Semana 4 (Execução):

• Da mesma forma, o PPC caiu para 38% devido ao acúmulo de restrições que não foram endereçadas proativamente, conforme indicado pelo TPR cada vez menor nas semanas de LookAhead.

Este exemplo didático ilustra claramente a conexão entre o TPR e o PPC. Um baixo TPR, resultante da falta de monitoramento e ação sobre as restrições futuras, é um preditor de um baixo PPC. Ao ignorar o TPR, a equipe está, na prática, permitindo que os problemas futuros não resolvidos se manifestem como falhas na execução semanal, sabotando o PPC.

A forma de calcular o TPR de maneira simples é:

1.Definir a janela de LookAhead: Por exemplo, as próximas duas a seis semanas.

2.Identificar todas as tarefas planejadas dentro dessa janela.

3.Para cada tarefa, verificar a existência de restrições (falta de materiais, informações, aprovações, equipamentos, mão de obra, conflitos de sequência, etc.).

4.Contar o número de tarefas que estão “preparadas”, ou seja, sem restrições conhecidas.

5.Dividir o número de tarefas preparadas pelo número total de tarefas identificadas no LookAhead e multiplicar por 100% para obter a porcentagem do TPR.

Não calcular e não atuar sobre um TPR baixo tem um impacto direto e negativo no PPC, pois:

• Restrições não identificadas: Problemas que poderiam ser resolvidos com antecedência só são descobertos durante a execução semanal, impedindo a conclusão das tarefas planejadas.
• Planejamento irrealista: O PTS inclui tarefas que não podem ser concluídas devido a pendências, tornando o plano não confiável.
• Desconfiança na equipe: A incapacidade de cumprir as promessas semanais (baixo PPC) mina a confiança dentro da equipe e no próprio LPS.